Онлайн-сервису путешествий «Островок» в разгар сезона приходится нанимать до тысячи новых сотрудников всего за несколько месяцев. Как справиться с таким вызовом небольшой команде рекрутеров, не жертвуя скоростью и качеством найма? Решение нашлось в лице ИИ-рекрутера Qooqa – интеллектуального ассистента, который взял на себя рутинную работу с кандидатами и позволил компании закрыть все вакансии в срок. Ниже – история внедрения Qooqa от лица команды продукта: с какими проблемами столкнулся «Островок», как проходило внедрение ИИ-ассистента, какие результаты это принесло и какие выводы можно сделать.

Компания «Островок» – один из лидеров российского рынка онлайн-бронирования отелей, авиабилетов и других тревел-услуг. Масштаб бизнеса впечатляет: ежедневно через сервис проходит более 40 000 бронирований. Поддерживать такой объём позволяет слаженная работа большой команды – и особенно важно, кто общается с клиентами напрямую. Речь о специалистах клиентского сервиса – сотрудниках фронт-офиса и бэк-офиса поддержки, которые решают любые вопросы и проблемы клиентов. От их качества работы напрямую зависит впечатление клиентов о сервисе. Поэтому найм этих сотрудников – при всей массовости позиций – стратегически важная задача.

Сезонность бизнеса накладывает дополнительные сложности. Каждый год с мая по сентябрь туристический поток резко растёт, и «Островку» нужно за короткое время нанять сотни новых сотрудников, чтобы усилить поддержку. «В период с мая по сентябрь мы делаем порядка тысячи офферов – и весь этот объём реализуется командой из 7 рекрутеров» – отмечает Артём Пашков, руководитель отдела подбора персонала «Островка». Фактически небольшая команда должна ежегодно закрывать близкую к тысяче вакансий за пять месяцев. Без автоматизации тут не обойтись, иначе рекрутеры просто не в состоянии переварить такой вал кандидатов.

Артём пришёл в «Островок» в 2023 году, как раз накануне очередного высокого сезона, и застал подбор в довольно «ручном» состоянии. Процессы найма были выстроены по-старому: рекрутеры вручную просматривали каждое резюме, самостоятельно связывались с каждым кандидатом, проводили индивидуальные скрининги и интервью. «Ручные процессы тонули в том огромном объёме вакансий, которые мы закрывали» – вспоминает Артём про тот период. Даже используя базовые инструменты (ATS и цепочки авто-писем), команда не успевала обрабатывать все отклики. В результате самый горячий сезон 2023 года удалось окончательно «разгрести» лишь к декабрю – только тогда штат был укомплектован до нужного уровня. Очевидно, что повторять такой сценарий каждый год было невозможно: требовалось срочно улучшать эффективность найма.

1000 офферов и 7 рекрутеров: как ИИ рекрутер Qooqa помогла «Островку» справиться с массовым наймом

Проблема: ручной найм тонет в резюме

Столкнувшись с проблемой масштабного найма, команда начала искать пути автоматизации. Первым экспериментом в конце лета 2023 стало видеоинтервью: кандидатам предлагали записать ответы на вопросы, а рекрутер потом смотрел видео и решал, звать ли человека на очное собеседование. Однако этот подход провалился. «Мы пришли к выводу, что на российском рынке довольно сложно заставить человека записать видео. У нас была очень низкая конверсия в запись» – рассказывает Артём. Кандидаты попросту не желали тратить время на формат видео, и компания быстро отказалась от этой идеи.

Второй шаг оказался успешнее: в ход пошли чат-боты. В ходе нескольких итераций в «Островке» развернули собственного сценарного бота для работы с откликами. Бот в мессенджере задавал кандидатам необходимые вопросы по опыту, образованию, проверял базовые навыки – по сути, проводил первичный прескрининг.

Однако даже самый продвинутый сценарный бот имеет ограничения. По мере роста сложности скриптов команда начала упираться в потолок: бот оставался программой с фиксированными вопросами и ветвями диалога. Любой нестандартный ответ кандидата мог вывести его из сценария, и заранее предусмотреть все ситуации было невозможно. «Это всё равно фиксированный сценарий, выше которого не прыгнешь, и он имеет довольно высокий error rate» – отмечает Артём. В какой-то момент стало понятно, что для дальнейшего повышения эффективности нужен качественный скачок – переход на решения с искусственным интеллектом. Требовался умный ассистент, который не просто следует скрипту, а сам понимает кандидата: умеет по резюме и ответам гибко решать, какие вопросы задать, как глубже раскрыть человека, и более достоверно определить его соответствие роли.

Так в орбиту «Островка» попал ИИ рекрутер Qooqa. В отличие от примитивного чат-бота, Qooqa – это полноценный ИИ-ассистент, основанный на больших языковых моделях. Он проводит с кандидатами текстовое интервью от имени компании: сам формулирует вопросы, реагирует на ответы и ведёт диалог практически как живой рекрутер. «ИИ-ассистент может сам формулировать вопросы и понимать, о чём спросить кандидата. Каждое интервью индивидуально: у одного кандидата она спросит одно, у другого – другое на базе анализа резюме. Если ответ поверхностный или неполный, Qooqa уточнит детали, “помучает” кандидата вопросами – ведь задача ассистента именно отбирать тех, кто точно подходит, чтобы рекрутер уже работал с готовым шорт-листом», – объясняют в команде Qooqa. Проще говоря, ИИ рекрутер берёт на себя рутину первого этапа подбора: разбирает все отклики, общается с каждым кандидатом, узнаёт максимум важной информации и отфильтровывает лучших.

Важно, что Qooqa – это готовое SaaS-решение, достаточно дать ИИ-ассистенту бриф вакансии – по сути, описать требования так, как если бы вы вводили в должность нового рекрутера, – и уже через день-два можно запускать его работу. Интеграция с используемыми ресурсами (работные сайты, мессенджеры, ATS) тоже не требует усилий со стороны технарей компании: Qooqa подключается к источникам кандидатов и начинает с ними переписку сама. В «Островке» как раз искали такое решение, способное быстро влиться в процессы. И уже первые результаты пилота показали, что ИИ-рекрутер оправдывает себя.

Решение: эволюция от ботов к ИИ рекрутеру

Конечно, такое нововведение поначалу встретило здоровый скепсис внутри команды. Опытные рекрутеры привыкли держать ситуацию под контролем: лично общаться с кандидатами, чувствовать нюансы. Передать эту часть работы машине психологически непросто. «Даже у наших ребят-рекрутеров поначалу было определённое недоверие: правильно ли ассистент оценил кандидата? А ну-ка я перепроверю весь диалог… Почему он спросил именно это?» – рассказывает Артём. Этот страх отпустить процесс на автопилот вполне естественен. Команда дала себе время на «переходный период»: внимательно наблюдали за первыми интервью Qooqa, изучали транскрипты диалогов, сравнивали оценки ИИ со своими впечатлениями.

Постепенно опасения сменились доверием. Во-первых, Qooqa быстро доказала свою адекватность – ассистент не задавал глупых или некорректных вопросов, не «отпугивал» кандидатов, вел себя профессионально в рамках заданного брифа. Во-вторых, разработчики Qooqa были на связи и оперативно реагировали на обратную связь. «Когда нанимаем нового человека, у нас тоже идёт период адаптации: мы смотрим, что он делает хорошо, что плохо, даём обратную связь. С Qooqa ничем не отличается – мы приносим вам обратную связь, вы быстро это фиксите, и мы такие: окей, продолжаем» – отмечает Артём про взаимодействие с командой ИИ-рекрутера. По сути, Qooqa «влилась» в отдел подбора как новый сотрудник: сначала под присмотром, потом на полных правах. Через короткое время рекрутеры уже воспринимали её не как угрозу, а как полезного помощника, на которого можно смело делегировать рутинные задачи.

Отдельное внимание уделили тому, как новшество воспримут сами кандидаты. Здесь важно было сохранить позитивный candidate experience. В «Островке» решили максимизировать открытость: еще на этапе отклика кандидат получает уведомление, что первым с ним свяжется цифровой ассистент, и это подаётся как часть стандартного процесса. «Мы всегда говорим об этом открыто. Кандидат откликается – и понимает, что его ждёт: никаких ложных ожиданий, будто вот сейчас позвонит живой человек», – подчёркивают в компании. Благодаря честному подходу никто не чувствовал себя обманутым, и большинство соискателей реагировали на ИИ-собеседника нормально. Те же, кто принципиально не хотел общаться с ботом, не терялись для компании: Qooqa мгновенно передавала сигнал рекрутеру, и живой специалист подключался к общению. Но, как показала практика, таких случаев были единицы. Напротив, многие кандидаты даже радовались возможности быстро получить информацию о вакансии через переписку, не дожидаясь звонков и писем.

Процесс внедрения:
от скепсиса к доверию

В итоге внедрение ИИ-рекрутера превратилось для «Островка» в настоящую историю успеха. Qooqa закрыл те проблемные места, из-за которых раньше страдали сроки и конверсии найма. Вот ключевые эффекты, которые особенно отметила команда:

• Скорость реакции. Qooqa начала общаться с кандидатами буквально через секунды после отклика. Ассистент работает 24/7, без выходных и перерывов. Пока конкурирующие работодатели еще разбирают резюме, ИИ-ассистент уже приветствует соискателя от имени «Островка» и задаёт первые вопросы. Это даёт компании огромное преимущество в скорости найма. Диалог с кандидатом происходит мгновенно, на любом удобном ему канале – и в будни, и в выходные. Например, не редкость, когда после длительных праздников рекрутеры «Островка» выходят на работу, а у них уже готов список отобранных кандидатов по вакансиям – Qooqa поработала, пока люди отдыхали. Такой непрерывный найм позволяет закрывать позиции существенно быстрее, чем раньше, причём без выгорания команды.

• Масштабируемость без расширения штата. Теперь одному рекрутеру по силам то, что раньше требовало бы пять-шесть пар рук. Qooqa ведёт сотни диалогов одновременно, уделяя внимание каждому кандидату. Человеку такое даже не снилось – а для ИИ это естественный режим. В пиковый сезон ассистент разгружает команду, беря на себя львиную долю коммуникации. Благодаря этому «Островок» не увеличивал отдел подбора, оставаясь в тех же 7 рекрутерах, но при этом успевая обработать все входящие отклики и даже заняться проактивным поиском. Компания отказалась от идеи нанимать дополнительных рекрутеров или переплачивать агентствам за массовый найм – автоматизация экономит и время, и бюджет.

• Рост конверсии и качества найма. Главный показатель эффективности Qooqa – кого она приводит на этап финального интервью. Качество кандидатов заметно выросло. По словам Артёма, если раньше из числа приглашённых на интервью далеко не все в итоге получали оффер, то теперь картина изменилась кардинально. «Если в прошлом году за аналогичный период мы провели 31 интервью и сделали 9 офферов, то сейчас – 13 интервью и 11 офферов», – приводит цифры руководитель подбора «Островка». Проще говоря, конверсия «интервью → оффер» взлетела с ~29% до 85%. Почти каждый, кого допускает до очного общения ИИ-рекрутер, в итоге нравится нанимающим менеджерам и получает предложение о работе. «90% попадания в оффер после интервью говорит о многом» – комментирует Артём такой результат. Это означает, что Qooqa очень точно отбирает подходящих людей, экономя время менеджеров на общение с заведомо нерелевантными кандидатами. Кроме того, общая воронка улучшилась на всех стадиях: ассистент никого не «теряет» по пути, каждый отклик обработан. Даже вовлечённость соискателей выросла: более 70% кандидатов, которым пишет Qooqa, охотно продолжают диалог – отличный показатель для массовых позиций.

• Улучшение candidate experience. Qooqa позволила выстроить практически идеальный процесс взаимодействия с кандидатом. Соискатели получают моментальную обратную связь: им не приходится ждать неделю звонка после отклика – общение начинается сразу, в удобном мессенджере. Ассистент отвечает на вопросы кандидатов о вакансии и компании, выступая как живой представитель работодателя. Например, Qooqa знает из брифа, какая сменность графика, какая зарплата, какие обязанности, и может тут же разъяснить всё, что интересует человека. В результате к финальному этапу кандидаты приходят уже подготовленными и замотивированными. Отдельно стоит подчеркнуть прозрачность: начиная диалог от имени компании, ИИ-ассистент всегда представляется и честно говорит, что он – цифровой рекрутер. Это позитивно сказывается на HR-бренде «Островка»: кандидат видит, что компания инновационная, ценит время соискателей и выстраивает современный, прозрачный процесс найма. В итоге даже те, кому отказали, остаются с хорошим впечатлением – всем приходит вежливый ответ, никто не «повис в воздухе» без обратной связи.

Что сработало: скорость, качество, экономия

«Островок» ежегодно нанимает около 1000 сотрудников в сезон, и команда из 7 рекрутеров уже умеет справляться с таким объёмом. Но процесс всегда был тяжёлым и требовал максимального напряжения ресурсов.
Внедрение Qooqa — это шаг к тому, чтобы тот же объём проходил быстрее, стабильнее и без перегрузки команды. Ассистент уже показывает рост конверсий и качества, а впереди — масштабирование на полный сезон.

• 85–90% кандидатов, отобранных Qooqa, получают оффер. Конверсия “интервью → оффер” выросла почти втрое благодаря более точному прескринингу. HR-менеджеры тратят время только на лучших претендентов, каждый из которых с высокой вероятностью становится сотрудником.

• 0 – столько дополнительных рекрутеров понадобилось нанять. Весь всплеск нагрузки взял на себя ИИ-рекрутер, сэкономив компании бюджет на расширение HR-команды и позволяя текущим сотрудникам фокусироваться на важных задачах вместо рутины.

• 24/7 и 365 дней в году. Именно в таком режиме работает ИИ-рекрутер – без выходных, праздничных пауз и усталости. Каждый отклик обрабатывается максимально оперативно – среднее время первого ответа кандидату составляет всего несколько секунд.

• Свыше 70% кандидатов выходят на диалог с ассистентом. Даже на массовых вакансиях Qooqa удерживает планку вовлечённости соискателей в переписку более чем в 70% случаев, тогда как обычные чат-боты на таких позициях часто показывают в разы меньшие показатели. Это означает более широкую воронку и больше шансов найти «своих» людей.

Цифры: результаты кейса в одном месте

Кейс «Островка» наглядно показывает, как современные технологии могут помочь бизнесу решить, казалось бы, нерешаемую задачу. Массовый найм – всегда вызов для HR: нужно быстро отработать гигантский пул кандидатов, не пропустить талантливых людей и при этом поддерживать позитивный опыт для каждого соискателя. Традиционными силами (человеческими) это очень трудно сделать без потерь. Но теперь у HR-департаментов есть надежный помощник – ИИ-рекрутер, который не устает, не ошибается от невнимательности и масштабируется под любую нагрузку.

Для «Островка» сотрудничество с Qooqa стало квантовым скачком в эффективности найма. Компания оперативно закрывает вакансии даже в сезонные пики, поддерживая высокую планку качества найма и сервиса. Рекрутеры избавились от тонны рутинной работы – теперь вместо обзвона и первичных интервью они могут сосредоточиться на финальной оценке и выборе лучших из лучших. И всё это – без расширения команды и без дополнительного стресса для бизнеса.

ИИ – это будущее, к которому однозначно стоит прийти любой компании на том или ином горизонте времени, и чем раньше, тем лучше, – убеждён Артём Пашков из «Островка». Опыт внедрения Qooqa подтвердил эти слова: те, кто не боится доверить новые технологии рутине, получают значительное конкурентное преимущество. Быстрее найм – быстрее рост бизнеса. Выше качество подбора – сильнее команда и сервис. Плюс экономия ресурсов и улучшение репутации работодателя в глазах кандидатов.

Вместо сотен часов ручной работы – пару кликов для запуска ИИ-ассистента. Такой подход уже сегодня меняет рынок найма. Кейсы вроде «Островка» демонстрируют, что речь не о хайпе, а о реальных бизнес-результатах. Qooqa и подобные ИИ-помощники готовы выполнять за рекрутеров рутинные 90% процесса, позволяя людям сосредоточиться на тех задачах, где без человеческого участия не обойтись.

В итоге выигрывают все: HR-команда, бизнес и, что немаловажно, сами кандидаты. Ведь лучший найм – это найм, где каждая сторона осталась довольна процессом и результатом.

Выводы: